Acordul de prelucrare a datelor (DPA)

Clientul acționează ca operator (Art. 4 pct. 7 GDPR) pentru datele personale ale angajaților și candidaților săi; Egalis acționează ca persoană împuternicită (Art. 4 pct. 8). Obiectul prelucrării: furnizarea platformei de conformitate cu legea transparenței salariale — import, calcul, evaluarea posturilor, raportare, cereri de informare, remediere.

• Persoane vizate: angajații și, în modulul de recrutare, candidații clientului.
• Categorii de date: identificator intern (marca din payroll), sex, funcție, cod COR, departament, dată angajare, normă, elemente de remunerare, evenimente de concediu, modificări salariale; opțional numele (stocat separat, criptat); emailul de contact la cererile de informare. Nu se prelucrează CNP și niciun alt criteriu special în datele de calcul.
• Durata: pe durata contractului + retenția legală de 4 ani a raportărilor, dacă operatorul nu instruiește altfel.

• Prelucrează datele numai pe instrucțiunile documentate ale operatorului (folosirea aplicației = instrucțiune).
• Garantează confidențialitatea persoanelor autorizate să prelucreze datele.
• Aplică măsurile tehnice și organizatorice din pagina de securitate (Art. 32): găzduire UE, pseudonimizare din construcție, criptarea identităților nominale, control de acces pe roluri, jurnal de audit imutabil.
• Nu angajează subîmputerniciți noi fără informarea prealabilă a operatorului (anexa 1), cu drept de obiecție în 15 zile.
• Sprijină operatorul la cererile persoanelor vizate și la evaluările de impact.
• Notifică operatorul fără întârzieri nejustificate, în cel mult 72 de ore de la constatarea unei încălcări a securității datelor.
• La încetare: returnează datele (export complet, format structurat) și le șterge definitiv, cu excepția jurnalului de audit (probă legală, fără date salariale) și a obligațiilor legale de păstrare.
• Pune la dispoziție informațiile necesare demonstrării conformității și permite audituri, cu notificare rezonabilă.

Datele se prelucrează și se stochează exclusiv în Uniunea Europeană. Nu au loc transferuri către țări terțe.

Clientul autorizează Egalis să calculeze, din datele prelucrate pe seama sa, agregate statistice ireversibil anonimizate și să le folosească, inclusiv public, pentru statistici privind remunerarea (de exemplu „Barometrul gap-ului salarial”). Calculul se face în calitate de persoană împuternicită, pe baza acestei instrucțiuni documentate; rezultatul, fiind anonim (considerentul 26 GDPR), nu mai constituie date cu caracter personal. În măsura în care acest pas ar fi calificat drept scop propriu al Egalis, temeiul este interesul legitim (Art. 6(1)(f)), iar testul de echilibrare se pune la dispoziție la cerere.

• Nu se activează implicit. Agregarea are loc numai după activarea explicită de către Client în aplicație; activarea și retragerea se consemnează în jurnalul de audit, cu autorul și momentul.
• Praguri de publicare.Nicio valoare publicată nu provine dintr-o celulă cu mai puțin de 5 angajați sau mai puțin de 5 companii, nici dintr-o celulă în care o singură companie contribuie cu peste 40 % din observații. Valorile se publică rotunjite, fără extreme.
• Ce nu se publică și nu se transmite. Date individuale, identitatea Clientului, comparații nominale între companii sau seturi neagregate către terți. Agregatele nu se comercializează ca produs de date.
• Retragere. Clientul poate dezactiva oricând, cu efect asupra edițiilor viitoare; edițiile deja publicate, fiind anonime, nu pot fi retrase.
• Informarea angajaților. Clientul, în calitate de operator, include mențiunea în propria notă de informare; Egalis pune la dispoziție un paragraf-model.

• Hetzner Online GmbH, Germania — infrastructură de găzduire.
• Email tranzacțional: server propriu (mail.egalis.ro), găzduit în UE — nu există furnizor terț de email.

Egalis: ADDO VISION SOLUTIONS SRL, cu sediul social în București, Șos. Berceni nr. 96, Monaco Towers, A9.06, înregistrată la registrul comerțului cu nr. J2013010973404, EUID ROONRC.J2013010973404, CUI RO32203240 (contact: office@addovision.ro). Clientul: entitatea identificată în contractul de servicii. DPA-ul face parte integrantă din contract.